Optimalisasi Kinerja Pelayanan Publik

Optimalisasi Kinerja Pelayanan Publik

Optimalisasi Kinerja Pelayanan Publik

Optimalisasi Kinerja Pelayanan Publik

RINGKASAN EKSEKUTIF

Seiring dengan perkembangan Informasi Teknologi yang semakin cepat merambah disegala lini termasuk didalamnya lini Pemerintahan maka aparatur pemerintah dituntut untuk dapat memberikan pelayanan secara cepat, tepat, akurat dan memenuhi harapan publik bidang informasi.

Menyikapi statemen tersebut maka pemerintah menyediakan informasi publik yang diberikan kepada masyarakat melalui form permohonan informasi. Pemerintah harus mampu mengelola informasi publik denga optimal sehingga informasi yang diberikan kepada pemohon informasi tepat sasaran dan tidak disalahgunakan.

Proyek Perubahan merupakan salah satu strategi yang memungkinkan mencapai tujuan tersebut. Untuk itu Lembaga Administrasi Negara (LAN) Republik Indonesia telah merancang sebuah kurikulum sebagai pembaharuan dibidang kediklatan secara nasional dan dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan diklat aparatur mulai dari pemerintah pusat sampai pemerintah daerah. Terutama untuk mendidik para aparatur agar lebih berwawasan luas dan terampil dalam mewujudkan organisasi berkinerja tinggi.

Dalam lingkup yang masih terbatas, penulis selaku salah seorang peserta Diklat PIM Tingkat II Angkatan XLI Kelas L  Tahun 2015, telah menyusun sebuah gagasan Proyek Perubahan dengan judul “Optimalisasi Kinerja Pelayanan Publik Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumnetasi (PPID) Berbasis Website di Kabupaten Aceh Utara” merupakan sebuah inovasi yang merupakan indikator kedua yaitu kerja lama cara baru akan diterapkan dalam melakukan optimlisasi kinerja pelayanan publik PPID berbasis website dalam rangka Keterbukaan Informasi Publik di Kabupaten Aceh Utara.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) merupakan pejabat struktural yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Aceh Utara yang memiliki kompetensi di bidang pengelolaan dokumen, pengolahan data, pelayanan informasi, dan kehumasan.

Mengingat tugas dan tanggung jawab tersebut sangat berat, ditambah lagi dengan  luas wilayah yang cukup luas dengan penduduk lebih kurang 500 ribu jiwa maka dibutuhkan organisasi yang benar-benar efektif dalam melakukan pelayanan informasi publik.

Nilai yang ditawarkan dalam proyek perubahan ini adalah kualitas dari suatu kebijakan yang didasarkan dengan kemudahan dalam mendapatkan informasi dan data yang cepat, tepat serta murah. Melalui media online (website) Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PID) dapat melayani permohonan informasi dengan cara megisi form aplikasi permohonan informasi yang terdapat pada website ppid.acehutara.go.id. Ide, pemikiran dan strategi optimalisasi kinerja pelayanan publik yang menjadi materi bahasan dalam proyek perubahan ini, diharapkan dapat meningkatkan kinerja Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di Kabupaten Aceh Utara.

Para stakeholder internal atau eksternal akan dengan mudah mengakses informasi publik pemerintah karena disajikan secara online melalui Website. Dengan sistem ini Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) akan mendapatkan feed back dari stakeholder pengguna informasi publik cepat, tepat dan murah.

BAB I

GAGASAN PROYEK PERUBAHAN

1.1    LATAR BELAKANG

Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda tanda yang mengandung nilai, makna, dan  pesan baik data,  fakta maupun penjelasan yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. Sedangkan Informasi Publ ik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikir im, dan/ atau diter ima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan negara dan/ atau penyelenggara Badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

Informasi merupakan kebutuhan pokok dan hak azasi setiap orang. Salah satu ciri penting negara demokrasi yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik adalah keterbukaan informasi publik. Keterbukaan Informasi Publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publ ik terhadap penyelenggaraan  negara dan Badan Publik lainnya yang berakibat pada kepentingan publik.

Undang-Undang No. 14 tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik adalah salah satu produk hukum Indonesia yang dikeluarkan pada tahun 2008, diundangkan pada tanggal 30 April 2008 dan mulai berlaku dua tahun setelah diundangkan. Undang-undang yang terdiri dari 64 pasal ini pada intinya memberikan kewajiban kepada setiap Badan Publik untuk membuka akses bagi setiap pemohon informasi publik untuk mendapatkan informasi publik, kecuali beberapa informasi tertentu.

Tujuan Undang Undang No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik adalah :

1.      Menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik;

2.      Mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik;

3.      Meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik;

4.      Mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan;

5.      Mengetahui alasan kebijakan publik yang memengaruhi hajat hidup orang banyak;

6.      Mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau

7.      Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.

Informasi yang dikecualikan dalam Undang-undang ini antara lain adalah:

·         Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat menghambat proses penegakan hukum;

·          Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;

·         Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat membahayakan pertahanan dan keamanan negara;

·         Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia;

·         Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik, dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional;

·         Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik, dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri;

·         Informasi Publik yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;

·          Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengungkap rahasia pribadi;

·         Memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan Publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi atau pengadilan;

·          informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang.

Melihat isi dari Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik dan dihubungkan dengan kesiapan Pemerintah Aceh Utara dalam  melaksanakan amanah Undang Undang ini didapat beberapa kendala dan permasalahan sebagai berikut :

1.        Belum optimalnya pelayanan data dan informasi terhadap permintaan informasi oleh masyarakat Kabupaten  Aceh Utara karena belum adanya pedoman kerja

2.        Rendahnya Kemampuan SDM dalam memberikan layanan informasi berbasis sistem informasi terutama terhadap permintaan data dan informasi secara online atau softcopy.

3.        Kurangnya Sarana dan Prasarana Pendukung operasional data online

4.        Belum tersedianya Daftar Informasi Publik

5.        Belum terkumpulnya informasi dan data baik softcopy maupun hardcopy.

Untuk mengatasi berbagai kendala di atas maka sangat diperlukan proyek perubahan yang dapat melakukan perubahan mendasar ditubuh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Aceh Utara sehingga semua fungsi akan berjalan dengan sebenarnya.

Berangkat dari“burning flatform”tersebut kami berharap bahwa dengan adanya proyek perubahan ini maka dapat memfungsikan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Aceh Utara secara optimal dan lebih profesional melalui peningkatan Sumber Daya Manusia, pembuatan pedoman kerja dan penyediaan anggaran yang memadai sehingga dapat meningkatkan kinerjanya dalam pengelolaan pelayanan publik secara efektif, efesien, transparan dan akuntabel dalam mendukung pelaksanaan keterbukaan informasi publik di Aceh Utara.

1.2    NAMA GAGASAN PERUBAHAN : Optimalisasi Kinerja Pelayanan Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama dan PPID Pembantu  Kabupaten  Aceh Utara

1.3    TUJUAN PERUBAHAN :

a.    Jangka pendek  :

1)        Tersedianya pedoman kerja  sebagai dasar operasional pelayanan publik oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Aceh Utara;

2)        Tersusunnya konsep kerjasama antar stakeholder.

3)        Tersosialisasikannya kepada stakeholder tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Aceh Utara;

b.    Jangka menengah :

1)        Tersedianya sumber daya manusia yang mampu memberikan pelayanan publik secara handal;

2)        Tersedianya Daftar Informasi Publik  (DIP) sebagai acuan pemberian informasi kepada masyarakat;

c.    Jangka Panjang : Terlaksananya perubahan yang signifikan dalam hal pelayanan informasi publik secara berkelanjutan.

1.2    MANFAAT PERUBAHAN :

Manfaat dari proyek perubahan ini adalah :

a. Bagi masyarakat

1. Semakin mudah mengakses informasi publik dari Kabupaten  Aceh Utara (Badan publik);

2.  Komunikasi lancar informasi benar.

b. Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Aceh Utara

1.  Mempermudah pekerjaan dalam memberikan pelayanan publik;

2.  Meningkatnya kompetensi dan kemampuan teknis.

c.  Bagi Kabupaten  Aceh Utara

1.    Terwujudnya amanah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

2.    Tersedianya aparatur yang professional dalam penyelenggaraan pelayanan publik;

3.    Tumbuhnya tingkat kepercayaan masyarakat terhadap tata kelola pemerintahan yang baik;

4.    Tercapainya sasaran Reformasi Birokrasi di Kabupaten  Aceh Utara yaitu meningkatnya kapabilitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi sehingga dapat mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat.

1.3              AREA PROYEK PERUBAHAN

Area Proyek Perubahan : Optimalisasi Kinerja Pelayanan Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama Dan PPID Pembantu  Kabupaten  Aceh Utara.

1.4              RUANG LINGKUP PERUBAHAN

Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan :

a.       Jangka pendek :

1.      Melakukan penyusunan rencana kegiatan proyek perubahan;

2.      Melakukan rapat dengan Tim Internal membahas proyek perubahan;

3.      Persetujuan proposal proyek Perubahan;

4.      Membangun hubungan dengan stakeholders internal;

5.      Membentuk Tim Kerja Efektif;

6.      Pembagian tugas dan tanggung jawab Tim Kerja Efektif;

7.         Koordinasi dan Komunikasi Intensif dengan Komisi Informasi Aceh (KIA)

8.         Sosialisasi Tugas Pokok dan Fungsi (TUSI) PPID Aceh Utara;

b.      Jangka Menengah :

1.      Penyusunan Standar Operasional Prosedur

2.      Pengumpulan data dan informasi badan publik/SKPK

3.      Penyusunan Daftar Informasi Publik (DIP)

4.      Sosialisasi UU No.14 Tahun 2008 dan kaitannya dengan PPID Kabupaten  Aceh Utara

5.      Launching SOP dan DIP PPID kepada seluruh badan publik/SKPK di lingkungan Pemerintah Kabupaten  Aceh Utara

c.       Jangka Panjang :

1.       Menyiapkan anggaran proyek perubahan untuk pengembangan instalasi dalam APBK 2016;

2.       Melakukan input data dan informasi secara terintegrasi dan terkoneksi antar badan publik.

1.5    OUTPUT KUNCI

Proyek perubahakan ini dilaksanakan untuk mengatasi masalah yang dijadikan area perubahan, Penulis bertujuan untuk mengoptimalkan Kinerja Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama serta PPID Pembantu Kabupaten  Aceh Utara. Dalam mengoptimalkan kinerja tersebut, Output Kunci Proyek Perubahan  ini adalah Standar Operasional Prosedur PPID Kabupaten  Aceh Utara, Daftar Informasi Publik serta software aplikasi online PPID Kabupaten  Aceh Utara terkait pelayanan informasi Badan Publik/SKPK di Kabupaten  Aceh Utara. Dengan adanya ketiga output kunci tersebut maka amanah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dapat terwujud dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi bagi masyarakat.

1.8  PERSETUJUAN ATASAN DAN MENTOR

DIKLAT PIM TK.II ANGKATAN XLI KELAS L

Nama Peserta       : Yulizar

NDH                    : 16

Instansi                 : Setdakab Aceh Utara

Nama Mentor       : Drs.Iskandar Nasri, MM

NIP                      : 19580107 1980010 1 001

Jabatan                 : Asisten Administrasi dan Umum

No. Hp. Mentor   : 0811671583

Mengetahui Atasan Langsung,

Disetujui Oleh : Mentor, Drs. Iskandar Nasri, MM

1.9         JUDUL :  Optimalisasi Kinerja Pelayanan Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama Dan PPID Pembantu  Kabupaten  Aceh Utara

1.10     DESKRIPSI : Proyek perubahan merupakan upaya mewujudkan pelayanan informasi publik di Kabupaten  Aceh Utara yang akurat, benar  tidak menyesatkan, mudah, cepat dan tepat waktu.

1.11      MENTOR :

Nama Mentor    : Drs.Iskandar Nasri, MM

NIP                    : 19580107 1980010 1 001

Jabatan               : Asisten Administrasi dan Umum

1.12         PROJECT LEADER :

Nama                 : Yulizar

Jabatan               : Kepala Bagian Pengolahan Data Elektronik

Nomor               : Hp. 08116701169

Email                 : liyulizar@gmail.com 

2.1    IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH DAN STRATEGI MENGATASINYA

Oleh karena PPID Kabupaten  Aceh Utara baru terbentuk, tentu saja tidak luput dari berbagai kendala yang dihadapi dalam upaya pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan wewenang. Kendala yang di dihadapi berupa kendala teknis dan kendala non teknis. Kendala teknis yaitu kendala dalam mengemplementasikan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik sedangkan kendala non-teknis yaitu kendala yang merupakan pendukung dalam pelaksanaan tugasnya.

a) Kendala Teknis

1.    Pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi merupakan suatu keharus bagi pemerintah Kabupaten  Aceh Utara dalam rangka memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat atas kebutuhan informasi. Pada kenyataannya Lembaga-Lembaga pemerintah di Kabupaten  Aceh Utara secara keseluruhan belum menetapkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Ditegaskan setahun sejak keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010, seluruh badan publik yang ada di Republik Indonesia sudah harus menunjuk PPID. Belum terbentuknya PPID di Kabupaten  Aceh Utara tentu memberi pengaruh terhadap kebutuhan informasi masyarakat.

2.      Kurang terbukanya Badan Publik

Kurang terbukanya badan publik menjadi sebuah kendala bagi PPID utama dalam menjalankan fungsi, tugas dan wewenangnya. hal ini menjadi penting karena Badan Publik yang terbuka dapat memudahkan bagi PPID dalam mengimplementasikan Undang-Undang keterbukaan Informasi Publik guna menjamin hak masyarakat atas kebutuhannya akan informasi. Sasaran di bentuknya Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik lebih tepatnya di tujukan kepada badan publik dalam kaitannya memenuhi hak atas informasi yang di butuhkan oleh masyarakat.

b) Kendala non-Teknis

1.    Kurangnya anggaran

2.    Kurangnya pegawai pendukung serta tenaga ahli

PPID dalam Pelaksanaan fungsi, tugas dan wewenangnya membutuhkan adanya tenaga ahli yang dapat mendukung kinerja PPID.

3.    Kantor kurang mendukung

Kendala berikutnya yang dihadapi oleh PPID Kabupaten  Aceh Utara yaitu kantor kesekretariatan yang kurang mendukung, hal ini dapat dilihat dari keberadaan kantor kesekretariatan PPID Aceh Utara yang sementara ini masih berada satu atap dengan bagian Humas Setdakab Aceh Utara.

Strategi untuk mengatasi permasalahan diatas yaitu :

1.      Melaksanakan sosialisasi yang berkelanjutan kepada seluruh badan publik/SKPK dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi publik di Kabupaten  Aceh Utara;

2.      Meminta dukungan dan membuat usulan anggaran tahunan PPID Kabupaten  Aceh Utara;

3.      Menyiapkan site kantor PPID dan pengadaan sarana prasarana yang mendukung kinerja PPID dalam memberikan pelayanan informasi publik.

2.2    IDENTIFIKASI FAKTOR RESIKO

Identifikasi faktor resiko atas peaksanaan proyek perubahan merupakan proses yang secara sistematis dan terus menerus dilakukan untuk mengidentifikasi kemungkinan timbulnya resiko atau kerugian bagi daerah. Proses identifikasi resiko ini mungkin adalah proses yang terpenting, karena dari proses inilah, semua resiko yang ada atau yang mungkin terjadi pada suatu proyek, harus diidentifikasi. Beberapa faktor resiko dalam pelaksanaan proyek perubahan yaitu :

1.      Terjadinya kelebihan/penumpukan tugas dan tanggung jawab bagi setiap personal PPID akibat minimnya kualitas dan kuantitas SDM PPID Kabupaten  Aceh Utara;

2.      Terjadinya pergesekan dengan badan publik/SKPK akibat masih rendahnya pemahaman badan publik/SKPK terhadap eksistensi PPID dalam upaya pengumpulan data dan informasi mengenai badan publik/SKPK.

2.3    KRITERIA KEBERHASILAN

Kriteria keberhasilan Proyek Perubahan  ini yaitu tersedianya sistem layanan informasi secara cepat,  mudah, wajar, dan sesuai dengan petunjuk teknis standar operasional pelayanan informasi publik yang berlaku secara nasional untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana.

2.4    FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN

Beberapa faktor pendukung keberhasilan Proyek Perubahan ini yaitu :

1.    Tersedianya regulasi dan Peraturan Perundang-undangan :

a.                   Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

b.                  Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008;

c.                   Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi Di Lingkungan Kementrian Dalam Negeri;

d.                 Surat Keputusan Bupati Aceh Utara Nomor 13 Tahun 2013 Tentang Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi Kabupaten  Aceh Utara;

2.      Ketersediaan Anggaran :

Sumber anggaran untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pada Proyek Perubahan bersumber dari Anggaran APBK Aceh Utara Pada Bagian Pengolahan Data Elektronik Setdakab Aceh Utara serta anggaran pendukung lainnya yang dibutuhkan untuk mendukung Proyek Perubahan ini pada Tahun Anggaran 2015 – 2016.

3.  Terbentuknya Tim Kerja Efektif yang solid dalam pelaksanaan Proyek Perubahan;

4.      Tersusunnya rencana dan schedule kegiatan proyek perubahan;

5.      Dukungan stakeholders.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: